Skip Ribbon Commands
Skip to main content

Hình hình triển khai liên thông văn bản điện tử cấp 4 và ứng dụng chữ ký số trên địa bàn tỉnh Hà Nam

Tin tức sự kiện Tin nội bộ  
Hình hình triển khai liên thông văn bản điện tử cấp 4 và ứng dụng chữ ký số trên địa bàn tỉnh Hà Nam
Hệ thống liên thông văn bản điện tử 4 cấp chính quyền là hệ thống kết nối, liên thông thông suốt từ Văn phòng Chính phủ đến các bộ, ngành, tỉnh, thành phố và các cấp hành chính trong nội bộ của các bộ, ngành, địa phương như các sở, ban, ngành, quận, huyện, xã, phường, thị trấn.

Thông qua hệ thống liên thông này mà văn bản điện tử, văn bản chỉ đạo, điều hành được vận chuyển liên tục, tự động từ Chính phủ, cơ quan hành chính cấp bộ, cơ quan ngang bộ (cấp 1) đến 3 cấp hành chính tại các địa phương, tạo thành hệ thống Quản lý văn bản và điều hành thống nhất 4 cấp trên phạm vi toàn quốc.

Hệ thống liên thông văn bản điện tử 4 cấp phải đáp ứng 3 yêu cầu sau:

Yêu cầu 1: Liên thông thông suốt giữa bất kỳ đơn vị nào có con dấu riêng, được phép phát hành văn bản để tạo thành các hệ thống thông tin kết nối theo chiều dọc và chiều ngang trên phạm vi toàn quốc mà không phải tạo lập các hệ thống riêng. Người sử dụng và các cơ quan chỉ sử dụng và đầu tư một phần mềm quản lý văn bản, điều hành duy nhất kết nối vào hệ thống liên thông để hình thành các hệ thống thông tin này mà không phải cùng lúc sử dụng và đầu tư nhiều phần mềm để đáp ứng công việc.

Yêu cầu 2: Đáp ứng việc liên thông đa dạng thông tin theo yêu cầu quản lý, chuyên môn theo yêu cầu quản lý; trong phạm vi hệ thống Quản lý văn bản điều hành, Văn phòng Chính phủ yêu cầu phải liên thông được tối thiểu 2 thông tin cơ bản: Liên thông văn bản, hồ sơ điện tử; liên thông quy trình xử lý công việc (phục vụ quản lý mục tiêu chất lượng ISO): trạng thái xử lý, người xử lý, cơ quan xử lý, thời gian thực hiện.

Yêu cầu 3: Hệ thống liên thông phải được thiết kế, triển khai đồng bộ tổng thể: Trục liên thông Văn phòng Chính phủ là hệ thống trung gian thống nhất toàn quốc; các quy trình quản lý liên thông, kỹ thuật của các hệ thống liên thông nội bộ của các Bộ, ngành, tỉnh, thành phố phải kết nối với hệ thống liên thông Văn phòng Chính phủ để hình thành hệ thống thống nhất về quy định, chính sách quản lý liên thông toàn quốc. 

Các văn bản điện tử gửi nhận trên hệ thống liên thông văn bản điện tử phải được ký số.       Theo quy định tại Công văn số 4089/VPCP-TTDT ngày 21/4/2017 của Văn phòng Chính phủ về hướng dẫn quy trình gửi nhận văn bản điện tử, văn bản điện tử đã ký bằng chữ ký số theo quy định tại Nghị định 26/2007/NĐ-CP ngày 15/02/2007 của Chính phủ, thì có giá trị pháp lý như bản gốc.

Tại tỉnh Hà Nam, phần mềm Quản lý văn bản và điều hành được nâng cấp năm 2009 từ phần mềm dùng chung của Đề án 112 và đã triển khai cho 25/25 sở, ban, ngành, UBND huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh.

Để tạo hành lang pháp lý cho việc sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, UBND tỉnh đã phê duyệt Quyết định số 20/2007/QĐ-UBND ngày 31/12/2007 ban hành Quy chế sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, Trang thông tin điện tử phục vụ điều hành; Quyết định số 44/2014/QĐ-UBND ngày 08/10/2014 ban hành quy định việc trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động của cơ quan nhà nước tỉnh Hà Nam, trong đó quy định rõ phương thức trao đổi văn bản điện tử qua phần mềm Quản lý văn bản và điều hành.

Hiện nay, 100% cơ quan đã ứng dụng vào quản lý, điều hành và đã thường xuyên thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử thông qua phần mềm. Có nhiều cơ quan ứng dụng tốt phần mềm vào xử lý công việc hàng ngày, thực hiện đầy đủ quy trình xử lý văn bản đến, dự thảo văn bản đi, tạo và xử lý phiếu yêu cầu, lập lịch công tác của cơ quan, phòng ban, đơn vị và của từng cá nhân, điển hình như Sở Thông tin và Truyền thông, Sở Giao thông vận tải, Sở Tư pháp, UBND huyện Kim Bảng...

Thực hiện Nghị quyết 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ điện tử và văn bản hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ, UBND tỉnh Hà Nam đã chỉ đạo kết nối liên thông phần mềm Quản lý văn bản và điều hành của tỉnh với trục liên thông quốc gia, trong đó đã liên thông trực tiếp tới Văn phòng Chính phủ. Cuối năm 2016, UBND tỉnh Hà Nam đã chỉ đạo triển khai phần mềm tại 116/116 xã, phường, thị trấn, đảm bảo kết nối liên thông giữa cấp huyện và cấp xã; cấp xã được cấp một tài khoản trên phần mềm của cấp huyện. Như vậy, phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tại Hà Nam đã được kết nối liên thông 4 cấp giữa xã, huyện, tỉnh và Chính phủ.

Việc sử dụng chữ ký số đã được triển khai thực hiện tại 25/25 sở, ban, ngành, UBND huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh từ năm 2015. Hà Nam được cấp 25 chứng thư số cho tổ chức và 01 chứng thư số cá nhân. Đầu năm 2017, Sở Thông tin và Truyền thông đã phối hợp với Ban cơ yếu Chính phủ tập huấn, hướng dẫn sử dụng chứng thư số cho văn thư, quản trị mạng của 25 cơ quan.

Đến nay, hầu hết các cơ quan được cấp chứng thư số đã thực hiện ký số các loại văn bản điện tử theo quy định và gửi qua phần mềm Quản lý văn bản và điều hành, thư điện tử công vụ của tỉnh. Nhiều văn bản không được gửi bằng văn bản giấy như trước đây nữa, qua đó tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí, góp phần tích cực trong việc cải cách hành chính và nâng cao hiệu quả công việc, tăng tính công khai, minh bạch trong quản lý, điều hành.

Bên cạnh kết quả đã đạt được, việc triển khai liên thông văn bản điện tử 4 cấp chính quyền và ứng dụng chữ ký số vẫn còn một số khó khăn, tồn tại: Một số cơ quan chưa sử dụng đầy đủ quy trình phần mềm Quản lý văn bản và điều hành; việc kết nối liên thông 4 cấp mới chỉ dừng lại ở việc khi gửi văn bản đi, cơ quan gửi sẽ nhận được hồi báo để biết được cơ quan nhận đã nhận được văn bản, chưa theo dõi được luồng xử lý văn bản theo hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ. Việc ứng dụng chữ ký số mới chỉ thực hiện thủ công trên văn bản điện tử, mới triển khai chứng thư số của tổ chức, chưa triển khai chứng thư số của cá nhân các lãnh đạo, chưa triển khai ứng dụng tích hợp chữ ký số trên phần mềm Quản lý văn bản và điều hành.

Để khắc phục những tồn tại trên, hoàn thành kết nối liên thông 4 cấp chính quyền, tích hợp chữ ký số theo đúng các yêu cầu của Chính phủ, năm 2018 UBND tỉnh đã đồng ý chủ trương nâng cấp phần mềm Quản lý văn bản và điều hành. Sở Thông tin và Truyền thông đang tham mưu việc đăng ký cung cấp chứng thư số cho cá nhân lãnh đạo các sở, ban, ngành, UBND huyện, thành phố.

Theo đánh giá của Văn phòng chính phủ tại báo cáo kết quả năm 2017 về thực hiện Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015, Hà Nam là một trong số các tỉnh thử nghiệm thành công việc kết nối liên thông 4 cấp chính quyền phần mềm Quản lý văn bản và điều hành có tích hợp chữ ký số trong giai đoạn 2 (trước ngày 30/9/2017).

Dự kiến hoàn thành việc nâng cấp phần mềm và chính thức thực hiện mô hình 4 cấp trong quý 3 năm 2018./.